Tietosuojaseloste
Me (Springvest Oyj) olemme sitoutunut suojelemaan oikeuksiasi ja pitämään henkilötietosi turvassa.
Tässä tietosuojaselosteessa viittaamme "Sinulla" työntekijöihin, osakkeenomistajiin, asiakkaisiin, potentiaalisiin asiakkaisiin, asiakkaidemme työntekijöihin, vastuuhenkilöihin, edustajiin ja tosiasiallisiin edunsaajiin. Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, mistä syistä ja miten keräämme, käytämme, säilytämme ja suojaamme henkilötietojasi.
1. Mitä henkilötietoja keräämme ja mitä tarkoitusta varten
Henkilötietoja kerätään useimmiten suoraan sinulta tai saamme niitä käyttäessäsi palveluitamme. Tarvitsemme toisinaan lisätietoja varmistaaksemme tietojen ajantasaisuuden ja oikeellisuuden.
Keräämämme henkilötiedot ja niiden käyttötarkoitus voidaan jaotella seuraavasti:
- Rahanpesun torjuntaan ja pakotesääntelyn noudattamiseen liittyvät tuntemistiedot: henkilötunnus ja nimi (velvollisuutemme on kerätä ja arkistoida tuntemistiedot, kuten esim. kopio passista tai henkilökortista).
- Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät yhteystiedot: osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
- Lakisääteisiin vaatimuksiin liittyvät tiedot: asiakkaan tuntemisvelvollisuuteen ja rahanpesun estämiseen liittyvät tiedot.
- Lakisääteisiin vaatimuksiin (muun muassa asiakkaiden luokittelu, soveltuvuuden arviointi) liittyvät taloudelliset tiedot: palvelusopimusten sisältämät taloudelliset tiedot.
- Lakisääteisiin vaatimuksiin liittyvät tiedot: puhelimella ja sähköisin viestein käydyt keskustelut, jotka johtavat tai voivat johtaa liiketoimiin.
- Käsittelemme henkilötietojasi myös markkinoinnin suunnitteluun, kohdentamiseen, lähettämiseen ja kehittämiseen sekä asiakastilaisuuksien järjestämiseen.
- Mikäli olet yhteistyökumppanimme tai yhteistyökumppanimme edustaja, käsittelemme tietojasi yhteistyön toteuttamiseksi.
Henkilötiedot, joita voimme kerätä sinulta:
- Keräämme uusilta asiakkailta nimen, henkilötunnuksen, osoitteen, sähköpostiosoitteen, puhelinnumeron sekä selonottovelvollisuutemme edellyttämät tiedot, jotta voimme tarjota sinulle palveluita ja tuotteita.
- Keräämme sinulta tietoa myös meille digitaalisesti lähettämistäsi viesteistä.
- Tallennamme puheluita, keskusteluja ja sähköisiä viestejä, jotka voivat johtaa liiketoimiin.
- Turvallisuussyistä meillä voi olla valvontakameroita toimistollamme.
Henkilötiedot, joita voimme kerätä kolmansilta osapuolilta:
- Julkisista lähteistä saatavilla olevat tiedot: viranomaisten ylläpitämät rekisterit (esim. kaupparekisteri) ja pakotelistat (esim. EU:n tai YK:n ylläpitämät listat) sekä
- muista ulkoisista lähteistä saatavilla olevat tiedot: tiedonvälittäjät, jotka antavat tietoja esimerkiksi tosiasiallisista edunsaajista ja poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä sekä pankit, joilta saamme maksutietoja.
2. Millä oikeusperusteilla ja miten voimme kerätä, käyttää ja säilyttää henkilötietojasi
Käytämme henkilötietojasi voidaksemme täyttää lakisääteiset ja sopimustemme mukaiset velvollisuutemme ja tarjotaksemme palveluita sekä tehdäksemme sinulle tarjouksia. Keräämiseen voidaan käyttää myös automaattista päätöksentekoa (profilointia) niiltä osin, kuin se on välttämätöntä rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten.
Oikeusperusteet:
- Lain, säädösten ja viranomaisten edellyttämien velvollisuuksien noudattaminen. Tällaisia lakisääteisiä velvollisuuksia ovat esimerkiksi asiakkaan tunnistaminen; pakotetarkastukset, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen sekä petosten estäminen, havaitseminen ja tutkiminen; muut palvelu- tai tuotekohtaiseen lainsäädäntöön liittyvät velvollisuudet; kirjanpitosäädöksiin liittyvät velvollisuudet; sekä velvollisuus ylläpitää osakkeista ja niiden omistajista lakisääteistä luetteloa.
- Sopimustemme tekeminen, hallinnointi sekä niiden täytäntöön paneminen. Sopimuksiamme varten tarvitsemme esimerkiksi tiedot sijoituspalvelun tarjoamista ja toteuttamista varten, sopimusaikaista asiakaspalvelua varten ja mahdollisen oikeusvaateen laatimista, esittämistä tai puolustamista varten.
- Oikeutettu etu markkinointitarkoituksiin ja liiketoiminnan kehittämiseksi.
- Suostumus tietojen käsittelyyn markkinointitarkoituksissa esim. uutiskirjeen lähettämistä varten. Suostumuspyynnössä kerrotaan kyseisten tietojen käsittelystä ja oikeudesta peruuttaa suostumuksesi.
Automaattinen profilointi:
Voimme käyttää palveluidemme tarjoamisessa myös automaattista päätöksentekoa (profilointia) niiltä osin, kuin se on välttämätöntä rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten.
3. Kenelle voimme luovuttaa henkilötietojasi
Palveluiden tarjoaminen ja sopimuksien noudattaminen edellyttää henkilötietojesi luovuttamista. Voimme luovuttaa henkilötietojasi muille tahoille, kuten viranomaisille, palveluntoimittajille ja liikekumppaneille. Varmistamme aina ennen tietojen luovuttamista, että asiaan kuuluvia salassapitovelvoitteita noudatetaan.
Kolmannet osapuolet
- Luovutamme sopimuksen täytäntöön panemiseksi tarvittavia tietoja yhtiöille, joiden kanssa teemme yhteistyötä (esim. liikkeeseenlaskijalle).
- Luovutamme henkilötietojasi viranomaisille siinä määrin kuin laki edellyttää (esimerkiksi finanssivalvonta, vero- ja poliisiviranomaiset).
- Luovutamme henkilötietojasi henkilötietojen käsittelyä puolestamme tekeville sopimuskumppaneille (esim. ohjelmistokehitys-, ylläpito-, palvelin- ja IT-tukipalveluita tarjoavat toimittajat).
Tiedonsiirto kolmansiin maihin
Emme pääsääntöisesti luovuta henkilötietojasi EU-/ETA-alueen ulkopuolelle. Voimme luovuttaa ja siirtää henkilötietojasi Euroopan talousalueen ulkopuolisissa eli nk. kolmansissa maissa toimiville organisaatioille vain, jos jokin seuraavista ehdoista toteutuu:
- Kyseisen maan tietosuojan taso on EU:n komission päätöksen mukaan riittävä.
- Muita tarvittavia turvatoimia on otettu käyttöön esimerkiksi noudattamalla EU:n komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.
- Erityistilanteeseen sovelletaan poikkeusta (esim. sopimuksen täytäntöön paneminen edellyttää tai olet antanut suostumuksesi tietojen siirtämiseen).
4. Miten suojaamme henkilötietojasi
Tietojen tekninen, hallinnollinen ja fyysinen suojaaminen ovat meille tärkeitä. Käytämme asianmukaisia teknisiä, organisatorisia ja hallinnollisia turvallisuusmenettelyjä suojataksemme tietoja katoamisen, luvattoman käytön, luovuttamisen, muutosten ja tuhoamisen varalta.
- Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot suojataan tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisillä keinoilla (esim. palomuureilla, salasanoilla).
- Ainoastaan niillä henkilöillä (esim. työntekijämme, asiamiehemme ja sopimuskumppaniemme työntekijät), jotka tarvitsevat rekisteritietoja tehtäviensä hoitamiseen, on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin erikseen myönnettyjen käyttöoikeuksien perusteella.
- Mahdollinen manuaalinen (paperinen) aineisto säilytetään lukituissa kaapeissa.
- Henkilöstöllä on sopimusperusteinen vaitiolovelvollisuus liittyen kaikkiin asiakas- ja henkilötietoihimme.
5. Yksityisyyden suojaan liittyvät oikeutesi
Sinulla on rekisteröitynä oikeuksia hallussamme oleviin henkilötietoihin liittyen. Jos haluat käyttää näitä oikeuksiasi, pyynnöt arvioidaan tilanne- ja tapauskohtaisesti. Sinulla on seuraavat oikeudet:
- Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihisi. Sinulla on oikeus tutustua hallussamme oleviin henkilötietoihisi. Oikeutta tutustua voidaan kuitenkin rajoittaa lainsäädännön ja muiden henkilöiden yksityisyyden suojan käytäntöjen nojalla.
- Oikeus pyytää korjausta virheellisiin tai puutteellisiin tietoihin. Jos tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, sinulla on oikeus pyytää tietojen korjaamista, ellei lainsäädäntö sitä rajoita.
- Oikeus pyytää tietojen poistamista. Sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista mm. seuraavissa tapauksissa:
- Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin.
- Peruutat suostumuksesi tietojen käsittelyyn eikä käsittelylle ole muuta perusteltua syytä.
- Vastustat tietojen käsittelyä eikä käsittelyn jatkamiselle ole mitään hyväksyttävää syytä.
- Vastustat tietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksissa.
- Tietojen käsittely on lainvastaista.
Huomioithan, että meillä on kuitenkin velvollisuus säilyttää henkilötietojasi näiden ollessa tarpeen lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi tai oikeusvaateiden käsittelemiseksi.
- Oikeus rajoittaa henkilötietojen käsittelyä. Jos kiistät rekisteröimiemme tietojen oikeellisuuden tai käsittelyn lainmukaisuuden, tai jos olet vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiesi mukaisesti, voit pyytää rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyn vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes tietojen oikeellisuus on varmistettu tai on voitu tarkistaa, ovatko oikeutetut etumme ensisijaisia sinun etuihisi nähden. Jos sinulla ei ole oikeutta pyytää tietojen poistamista rekistereistämme, voit sen sijaan pyytää, että rajoitamme näiden tietojen käsittelyn vain tietojen säilyttämiseen. Jos sinua koskevien rekisteröityjen tietojen käsittely on tarpeellista ainoastaan oikeusvaateen esittämiseksi, voit myös vaatia, että tietojen muu käsittely rajoitetaan vain tietojen säilyttämiseen. Saatamme käsitellä tietojasi muissa tarkoituksissa, jos oikeusvaateen esittäminen sitä edellyttää tai jos olet antanut siihen suostumuksesi.
- Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä oikeutetun etumme perusteella. Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin.
- Oikeus tietojen siirrettävyyteen. Sinulla on oikeus saada meille antamasi henkilötiedot koneellisesti luettavassa muodossa, kun henkilötietoja on käsitelty ainoastaan automaattisesti ja suostumuksen tai sopimuksen täytäntöön panemisen perusteella. Tiedot voidaan myös siirtää toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on turvallista ja teknisesti mahdollista.
- Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu), mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta.
- Oikeus peruuttaa suostumus. Sinulla on oikeus koska tahansa peruuttaa antamasi suostumus henkilötietojesi käsittelyyn. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksesi perusteella ennen sen peruuttamista suorittamamme käsittelyn lainmukaisuuteen.
6. Evästeet
Keräämme, käsittelemme ja analysoimme verkkosivustojemme käyttöön liittyviä tietoja (tietoa, joka liittyy verkkosivuston kävijöihin ja jota käsitellään tietoliikenneverkoissa viestien lähettämistä, jakelua ja saataville asettamista varten) ja käytämme evästeitä mm. voidaksemme toimittaa sinulle tuotteita ja palveluita, tarjotaksemme turvallisen verkkoympäristön tai toteuttaaksemme markkinointitoimia. Lisätietoa evästeistä tästä linkistä.
7. Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja
Säilytämme tietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty, tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät.
- Säilytämme tietojasi niin kauan kuin niitä tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen ja lakien ja säännösten mukaiset tiedon säilyttämistä koskevat vaatimukset niin edellyttävät.
- Säilyttäessämme tietojasi muihin tarkoituksiin kuin sopimuksen täytäntöön panemiseen, kuten esim. rahanpesun estämiseen, säilytämme tietoja niin kauan, kuin se on kyseisen tarkoituksen kannalta tarpeellista ja/tai laissa ja säännöksissä määrättyä. Esimerkiksi asiakkaan tuntemistietoja säilytämme viisi (5) vuotta ja toimeksiantoihin liittyviä puhelintallenteita, sähköpostiviestejä ja kirjauksia seitsemän (7) vuotta asiakassuhteen päättymisestä.
8. Tietosuojaselosteeseen tehtävät muutokset
Kehitämme palveluitamme, tuotteitamme ja verkkosivustojamme jatkuvasti, joten tietosuojaselosteisiin saatetaan ajoittain tehdä muutoksia. Ilmoitamme kaikista merkittävistä muutoksista lain niin edellyttäessä.
9. Rekisterinpitäjä
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietoihin liittyvistä asioista, voit ottaa yhteyttä meihin (yhteystiedot alla).
Springvest Oyj (rekisterinpitäjä)
Osoite: Pohjoisesplanadi 21 B, 00100 Helsinki
Puhelin: 09 315 46989
Y-tunnus 2492165-6
Tietosuojavastaava: Tomi Hietala (ext.)
Sähköposti: tomi.hietala@laininen.fi